Promjena knjigovođe: šta pripremiti i kako teče primopredaja
Većina poslovnih subjekata odgađa promjenu knjigovođe duže nego što bi trebala, najčešće zbog straha da će se u prelasku nešto izgubiti ili da se to smije raditi samo početkom godine. Ni jedno ni drugo nije tačno: prelazak je moguć u bilo kojem trenutku poslovne godine, a uz uredno vođenu primopredaju ne gubi se ništa.
Šta se preuzima od prethodnog knjigovođe
Poslovne knjige i dokumentacija su vlasništvo klijenta, ne knjigovođe. Pri primopredaji preuzima se:
- poslovne knjige i računovodstvene evidencije tekuće godine
- posljednji predani finansijski izvještaji i godišnji obračun
- predane porezne prijave i potvrde o predaji
- analitičke kartice kupaca i dobavljača, sa otvorenim stavkama
- popis osnovnih sredstava sa obračunatom amortizacijom
- evidencije o zaposlenima, obračuni plata i pripadajuće prijave
- pristupni podaci i ovlaštenja korištena za elektronsko podnošenje
Kako teče prelazak
1. Razgovor i ponuda. Recite nam oblik poslovanja, djelatnost, broj zaposlenih, PDV status i okvirni broj dokumenata mjesečno. Na osnovu toga dobijate besplatnu i neobavezujuću ponudu.
2. Otkaz postojećeg ugovora. Provjerite otkazni rok u ugovoru sa dosadašnjim knjigovođom. Ovo je korak koji se najčešće previdi i koji jedini može odgoditi prelazak.
3. Preuzimanje dokumentacije. Primopredaju vodimo mi i komuniciramo direktno sa prethodnim knjigovođom, tako da vi ne posredujete u tehničkim pitanjima.
4. Provjera stanja knjiga. Prije nego preuzmemo dalje vođenje, pregledamo šta je preuzeto i javljamo vam ako nešto nedostaje ili ne štima. Ovaj korak je razlog zašto se prelazak isplati uraditi uredno — nađeno prije preuzimanja je pitanje za prethodnog knjigovođu, nađeno poslije postaje vaš problem.
5. Uspostavljanje rada. Dogovaramo način razmjene dokumenata i rokove unutar mjeseca, tako da obje strane znaju šta se od njih očekuje i kada.
Greške koje kasnije koštaju
Prelazak bez pisane primopredaje. Ako ne postoji spisak onoga što je predano, kasnije se ne može utvrditi šta je nedostajalo od početka. Uvijek tražite pisanu potvrdu.
Preuzimanje samo elektronskih zapisa. Izvoz iz knjigovodstvenog programa nije isto što i dokumentacija. Ulazni i izlazni računi, ugovori i izvodi moraju postojati u obliku koji izdržava kontrolu.
Prelazak neposredno prije zakonskog roka. Tehnički je izvodljiv, ali novom knjigovođi ostavlja premalo vremena za provjeru zatečenog stanja. Ako birate trenutak, birajte period bez roka na vratima.
Pretpostavka da je sve uredno jer nije bilo kontrole. Odsustvo kontrole nije potvrda ispravnosti. Greške u knjigama najčešće se otkriju tek pri kontroli, kada je za ispravku kasno.
Šta mi radimo u ovom procesu
Vodimo primopredaju umjesto vas, pregledamo zatečeno stanje prije nego što preuzmemo odgovornost i pisano vas obavijestimo šta smo zatekli. Ako nešto nedostaje, saznat ćete to od nas, a ne od inspektora.
Zatražite ponudu ili nam pišite na info@evolia.ba — primopredaju možemo dogovoriti i prije isteka vašeg trenutnog otkaznog roka.