Šta računovođi treba svaki mjesec: dokumentacija i ritam saradnje

Saradnja sa računovođom funkcioniše dobro kada obje strane znaju šta se očekuje i do kada. Ispod je pregled dokumentacije i ritma koji u praksi najbolje radi, bez obzira na veličinu poslovnog subjekta.

Dokumentacija koja se dostavlja mjesečno

Izlazna dokumentacija

• izdati računi, u nizu i bez preskočenih brojeva
• otpremnice i dokumentacija o isporuci, ako je izdvojena od računa
• storno i knjižna odobrenja

Ulazna dokumentacija

• primljeni računi dobavljača
• fiskalni računi za troškove nastale gotovinski
• ugovori koji stvaraju obavezu ili potraživanje

Bankarska i blagajnička dokumentacija

• izvodi svih transakcijskih računa za cijeli mjesec, bez prekida u nizu
• blagajnički izvještaji, ako se posluje gotovinom

Dokumentacija o zaposlenima

• podaci o novim zaposlenjima i prestancima radnog odnosa
• evidencije prisutnosti, bolovanja i odsustava
• podaci o naknadama koje se isplaćuju uz platu

Zašto niz izvoda i računa mora biti potpun

Ovo je najčešći uzrok zastoja. Ako u nizu izvoda nedostaje jedan dan, saldo se ne zatvara i knjiženje staje dok se ne dostavi. Isto vrijedi za preskočen broj izlaznog računa — evidencija mora objasniti svaki broj u nizu, uključujući stornirane.

Zato je bolje dostaviti cijeli mjesec odjednom nego dokumente slati u dijelovima kroz mjesec.

Ritam koji se pokazao najboljim

Do kraja prve sedmice narednog mjeseca — kompletna dokumentacija za prethodni mjesec. Time ostaje dovoljno vremena za knjiženje, uočavanje nedostataka i pripremu obaveza bez žurbe.

Podaci za obračun plata — odmah po završetku mjeseca. Obračun plata ima najkraći put od podatka do zakonske obaveze i najmanje trpi kašnjenje.

Promjene u poslovanju — čim su poznate, ne na kraju mjeseca. Novi zaposlenik, novi transakcijski račun, promjena djelatnosti ili ulazak u sistem PDV-a mijenjaju obaveze odmah, a ne od sljedećeg obračuna.

Kako dokumentaciju dostaviti

Elektronski, skenirano ili fotografisano, e-mailom ili kroz dogovoreni dijeljeni folder. Fizička dostava papira moguća je u našu kancelariju u Sarajevu, ali nije uslov za saradnju — sa klijentima izvan Sarajeva radimo u potpunosti elektronski.

Nekoliko praktičnih napomena koje štede vrijeme objema stranama: fotografija mora biti čitljiva u cijelosti, uključujući iznos i datum; dokumenti se dostavljaju pojedinačno ili grupisani po vrsti, ne izmiješano; a naziv fajla koji sadrži datum i dobavljača skraćuje traženje kada zatreba.

Šta dobijate zauzvrat

Dogovoreni ritam nije formalnost — on je razlog zašto vas o obavezi obavijestimo prije roka, a ne podsjetimo poslije njega. Klijentima javljamo i promjene propisa koje utiču na njihovo poslovanje, tako da ih ne moraju pratiti sami.

Za dogovor o saradnji zatražite ponudu ili pišite na info@evolia.ba.